Đoàn Khối các cơ quan Trung ương là Đoàn tương đương cấp tỉnh với 56 cơ sở đoàn trực thuộc (30 đoàn tương đương cấp huyện; 21 đoàn cơ sở, 5 chi đoàn cơ sở), 18 đoàn trường học, 02 cụm đoàn trực thuộc (miền Trung và miền Nam) với trên 90.000 đoàn viên, thanh niên hiện đang học tập, công tác tại các cơ quan tham mưu chiến lược của Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội cấp Trung ương. Trong những năm qua, để phục vụ cho công tác điều hành, quản lý, Đoàn Khối các cơ quan Trung ương đã đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong triển khai các nội dung công tác đoàn và phong trào thanh niên (cụ thể như: đưa các văn bản lên website Đoàn Khối; gửi, nhận văn bản quan gmail, yahoo; tăng cường đôn đốc cơ sở qua các nhóm, group của Zalo, Viber…). Song đây chỉ là những giải pháp mang tính chất ngắn hạn, trước mắt, thiếu các giải pháp mang tính lâu dài. Việc tiếp nhận, xử lý văn bản, thông tin giữa cơ quan Đoàn Khối với các cơ sở đoàn trực thuộc vẫn thực hiện chủ yếu theo phương thức chuyển phát bưu chính. Bên cạnh tiện ích là đơn giản, dễ sử dụng đối với mọi người, việc chuyển nhận văn bản theo phương thức này bộc lộ một số điểm bất cập như: chi phí in ấn, phí gửi bưu chính, chi phí sửa chữa máy móc cao, trung bình khoảng 230 triệu/năm; tiến độ gửi - nhận văn bản chậm, đôi khi còn thất lạc, khó nắm bắt được tình hình xử lý và triển khai các văn bản chỉ đạo của Đoàn Khối tại cấp cơ sở; việc tra cứu và tìm kiếm văn bản gặp khó khăn và mất nhiều thời gian, công sức để tìm kiếm sử dụng khi cần thiết; chưa phát huy được hiệu quả của các cơ sở vật chất, trang thiết bị (máy tính) do ngân sách nhà nước đầu tư; Chưa phát huy hết năng lực của cán bộ (Hiện nay, cơ quan Đoàn Khối đang trong tình trạng thiếu 04 biên chế được giao, trong khi đó phải bố trí riêng 01 đồng chí chuyên viên phụ trách công tác văn thư, lưu trữ)… Trước yêu cầu của việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lãnh đạo, điều hành trong các cơ quan hành chính nhà nước; nhằm triển khai thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, thực hiện cải cách thủ tục hành chính; nâng cao chất lượng, hiệu quả xử lý công việc; phát huy hơn nữa năng lực cán bộ và cơ sở vật chất, trang thiết bị sẵn có; căn cứ thực tiễn, kết quả và kinh nghiệm triển khai tại Trung ương Đoàn và một số tỉnh, thành đoàn, Đoàn Khối các cơ quan Trung ương đã đề xuất triển khai đề án “Xây dựng và triển khai văn phòng điện tử liên thông giữa Đoàn Khối các cơ quan Trung ương và các cơ sở đoàn trực thuộc”. Ngày 03/08/2020, Hội đồng Khoa học các cơ quan Đảng Trung ương đã ban hành quyết định số 36-QĐ/HĐKHCCQDTƯ về việc phê duyệt đề án nghiên cứu khoa học năm 2020 đối với đề án “Xây dựng và triển khai văn phòng điện tử liên thông giữa Đoàn Khối các cơ quan Trung ương và các cơ sở đoàn trực thuộc” do đồng chí Trần Hữu, Bí thư Đoàn Khối làm Chủ nhiệm Đề án.

Quyết định phê duyệt đề tài nghiên cứu khoa học năm 2020

Đề án tập trung đánh giá những bất cập, hạn chế trong quá trình tiếp nhận, xử lý văn bản, thông tin tại cơ quan Đoàn Khối các cơ quan Trung ương; từ đó đề xuất giải pháp xây dựng mạng văn phòng điện tử liên thông nhằm tiết kiệm thời gian, nhân lực, chi phí, nâng cao hiệu quả công tác lãnh đạo, quản lý, hình thành phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả, phát huy vai trò xung kích, sáng tạo của đội ngũ cán bộ Đoàn Khối các cơ quan Trung ương. Điểm mới của Đề án thể hiện trên các mặt sau:

        (1). Đây là mạng văn phòng điện tử liên thông đầu tiên được xây dựng dành riêng cho hệ thống tổ chức Đoàn Thanh niên Khối các cơ quan Trung ương, được xây dựng trên môi trường mạng mà không cần cài đặt mà vẫn có thể truy cập tại mọi nơi. Phát triển dựa trên nền tảng công nghệ .Net framework 4.5 của Microsoft và SQL Server 2016 với độ tùy biến và bảo mật cao. Ngoài ra phần mềm còn áp dụng nhiều tiêu chuẩn về bảo mật khác giúp tăng độ an toàn cho người dùng (như tính năng đăng nhập duy nhất, tự động thoát ra khi có 2 tài khoản cùng đăng nhập trên 2 máy khác nhau mà nhiều phần mềm khác không có). Ngoài ra, còn có một số tính năng mới như: Trao đổi thông tin nội bộ, nắm bắt tình trạng tiếp nhận và xử lý thông tin của đối tượng tiếp nhận, tự động hỗ trợ lựa chọn danh bạ người gửi trong hệ thống, phân loại nội dung theo Tag…; Tính năng tích hợp tin nhắn thông báo nội dung các trao đổi, công việc, văn bản… giúp truyền tải thông tin một cách nhanh nhất nội dung tới các cán bộ Đoàn trong Khối các cơ quan Trung ương ngay cả khi không có mạng Internet hoặc máy tính kết nội mạng.

      (2). Tích hợp thêm chức năng quản lý đoàn viên trong Khối. Hiện nay, việc quản lý đoàn viên nói chung trong hệ thống tổ chức đoàn đang là khó khăn đối với Trung ương đoàn cũng như các tỉnh, thành đoàn, đoàn trực thuộc. Hiện tại, Trung ương Đoàn và một số tỉnh, thành đoàn đã triển khai thử nghiệm phần mềm về quản lý đoàn viên. Do vậy, khi tích hợp chức năng này vào mạng văn phòng điện tử liên thông sẽ giúp tiết kiệm chi phí khi không phải vận hành thêm phần mềm mới cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, tổng hợp các thông tin cần thiết liên quan đến dữ liệu đoàn viên (đoàn viên chuyển đến, đoàn viên chuyển đi, đoàn viên kết nạp mới…) cũng như công tác đoàn vụ (công tác quản lý hồ sơ, sổ sách của đoàn, hồ sơ phát triển đoàn….) trong công tác phát triển đoàn viên của Khối một cách nhanh nhất.

     (3). Tích hợp thêm tính năng về cập nhật dữ liệu bộ tiêu chí công tác đoàn và phong trào thanh niên của Khối. Hiện nay, việc thu thập các minh chứng, dữ liệu về công tác đoàn và phong trào thanh niên Khối các cơ quan TW để phục vụ cho công tác thi đua, khen thưởng của Trung ương Đoàn và Đoàn Khối được làm theo phương pháp thủ công, thường gửi dữ liệu qua mạng email nên rất mất nhiều thời gian của việc tải và cập nhật dữ liệu (Đoàn Khối có 57 đầu mối cơ sở đoàn trực thuộc, hằng năm cơ quan Đoàn Khối thường dành tối thiểu 20 ngày để làm minh chứng bộ tiêu chí gửi Trung ương Đoàn). Do vậy, khi tích hợp chức năng nay, một mặt sẽ tiết kiệm thời gian thu thập, xây dựng minh chứng tiêu chí gửi Trung ương Đoàn và công tác chấm thi đua đối với các cơ sở Đoàn của Khối; mặt khác việc cập nhật dữ liệu bộ tiêu chí thường xuyên trong cả năm sẽ giúp Đoàn Khối nắm bắt được tình hình triển khai công tác đoàn và phong trào thanh niên trong Khối theo các quý, từ đó có sự lãnh đạo, chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời, từ đó nâng cao hiệu quả công tác lãnh đạo, quản lý.

         Quang cảnh cuộc họp Ban Chủ nhiệm Đề án nghiên cứu khoa học năm 2020

Tại cuộc họp, các đồng chí thành viên của Đề án đã tiến hành thảo luận, trao đổi, góp ý và phân công nhiệm vụ của từng thành viên của Đề án. Đề án dự kiến hoàn thành vào tháng 8 năm 2021.

Ban Tổ chức  - Kiểm tra Đoàn Khối